BIJLAGE 2A – DIENSTOMSCHRIJVING HCI ONE MILO AI
1. Kern van de Dienstverlening
HCI One Milo AI (hierna: Milo) is een AI-ondersteunde documentatiedienst voor paramedische praktijken. Milo zet gesproken taal uit het contact tussen Medewerker en patiënt om in een gestructureerde conceptverslaglegging, bestemd voor opname in het patiëntendossier. Doel van Milo is het verminderen van de administratieve last rondom de dossiervoering.
Milo is een hulpmiddel bij de dossiervoering. Milo legt uitsluitend vast wat in het gesprek aan de orde is geweest. Milo stelt geen diagnose, geeft geen behandeladvies, genereert geen zorginhoudelijke conclusies, classificaties of signaleringen en neemt geen zorginhoudelijke beslissingen.
De door Milo gegenereerde tekst is een concept. De Medewerker beoordeelt, corrigeert waar nodig en accordeert deze tekst voordat deze in het dossier wordt vastgelegd. De verantwoordelijkheid voor de inhoud, juistheid en volledigheid van het dossier berust bij Klant en de betrokken Medewerker.
2. Reikwijdte bij aanvang
Milo wordt geleverd door HCI Paramedie B.V.. Deze Dienstomschrijving maakt deel uit van de Overeenkomst tussen Klant en HCI Paramedie B.V.
Milo wordt direct afgerekend bij gebruik door middel van een koppeling met een geldige creditcard. Daarom zijn artikel 5.2 (facturering en betaling) en artikel 6.1 (looptijd en opzegging) van de Algemene Voorwaarden niet van toepassing. De Overeenkomst voor Milo blijft van kracht zolang Klant gebruik maakt van Milo. Gekochte credits zijn een (1) jaar geldig na aankoop. Na het verstrijken van die termijn vervallen ongebruikte credits zonder recht op restitutie.
Betaversie. Milo wordt in deze fase geleverd als betaversie. Dat betekent dat de functionaliteit nog in ontwikkeling is, dat functionaliteit kan wijzigen of vervallen en dat onvolkomenheden kunnen voorkomen. HCI spant zich in om Milo naar behoren te laten functioneren, maar geeft in deze fase geen garanties ten aanzien van de functionele werking en de resultaten van Milo.
Milo wordt bij aanvang geleverd als een zelfstandige webapplicatie met een eigen webadres en eigen inloggegevens, die functioneel naast het EPD van de Klant wordt gebruikt en daarvan geen onderdeel uitmaakt.
Uitbreiding naar andere disciplines, andere applicaties van HCI of andere gebruiksvormen maakt geen deel uit van de Diensten, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
3. Functionele Reikwijdte
3.1 Verslagtypen. Milo ondersteunt de volgende gestructureerde verslagtypen voor fysiotherapie:
• Intake
• SOEP
• Tussenevaluatie
• Eindevaluatie
HCI kan verslagtypen toevoegen, wijzigen of vervangen in het kader van de doorontwikkeling van de Applicatie.
3.2 Werkwijze. Het gebruik van Milo verloopt in de volgende stappen:
• de Medewerker opent Milo in de browser, kiest het gewenste verslagtype en start de opname;
• Milo verwerkt de spraak tot tekst en genereert op basis daarvan een concepttekst volgens de structuur van het gekozen verslagtype;
• de Medewerker beoordeelt en corrigeert de concepttekst;
• de Medewerker plaatst de geaccordeerde tekst in het dossier, met behulp van de Milo-browserextensie (alleen bij SpotOnMedics) of door handmatig kopiëren en plakken.
Milo schrijft niet zelfstandig naar het dossier. Vastlegging in het dossier vindt uitsluitend plaats door tussenkomst en na akkoord van de Medewerker.
3.3 Browserextensie. Ten behoeve van het overbrengen van de geaccordeerde tekst naar het dossier alleen beschikbaar bij SpotOnMedics stelt HCI een browserextensie voor Google Chrome beschikbaar. De extensie plaatst de tekst in de daarvoor bestemde velden van het dossier.
3.4 Beperking tot het standaarddossier. De extensie ondersteunt uitsluitend de standaard dossierinrichting van HCI SpotOnMedics. Praktijkspecifieke of anderszins aangepaste dossierinrichtingen, gewijzigde of toegevoegde velden, eigen sjablonen en overige maatwerkaanpassingen worden niet ondersteund. Klanten die van een aangepaste dossierinrichting gebruikmaken, kunnen Milo gebruiken, maar dienen de gegenereerde tekst handmatig in het dossier te plaatsen. Handmatig kopiëren en plakken blijft in alle gevallen mogelijk.
4. Technische randvoorwaarden
Milo wordt geleverd als Software-as-a-Service op basis van webtechnologie. Voor het gebruik van Milo gelden de volgende randvoorwaarden, waarvoor Klant verantwoordelijk is:
• een stabiele internetverbinding met voldoende capaciteit;
• gebruik van de meest recente versie van de browser Google Chrome;
• een geschikte opnamevoorziening (microfoon of headset) en een spreekomgeving met beperkt achtergrondgeluid;
• een geldig, persoonlijk gebruikersaccount voor Milo per Medewerker;
• een actief en ondersteund gebruik van HCI SpotOnMedics met de standaard dossierinrichting.
Stabiele internetverbinding. Een stabiele internetverbinding is essentieel voor de werking van Milo. Indien de internetverbinding tijdens of direct na een opname wordt verbroken, kunnen de opname en de daaruit voortkomende verslaglegging verloren gaan. Verlies van een opname of verslaglegging als gevolg van een onderbroken of ontoereikende internetverbinding komt voor rekening en risico van Klant.
De kwaliteit van de door Milo gegenereerde tekst is mede afhankelijk van de kwaliteit van de opname, het spreektempo, de verstaanbaarheid, het achtergrondgeluid en het gebruikte taalgebruik. HCI garandeert niet dat de gegenereerde tekst volledig, juist of zonder correctie bruikbaar is.
De werking van de browserextensie is afhankelijk van de inrichting en vormgeving van het dossier en van de browser. Wijzigingen daarin kunnen leiden tot tijdelijke beperkingen in de werking van de extensie.
Milo ondersteunt alleen de Nederlandse taal.
5. Beschikbaarheid en Support
Op de beschikbaarheid van Milo en op de ondersteuning bij het gebruik daarvan is de SLA van toepassing, zoals deze geldt voor HCI One, zie Bijlage 3. Ondersteuning omvat in ieder geval toegang tot de supportdesk, het ticketingsysteem en de kennisbank van HCI.
De werking van de browserextensie is mede afhankelijk van de browser van de gebruiker en van componenten van derden. Beperkingen in de werking van de extensie die hun oorzaak vinden buiten de invloedssfeer van HCI, vallen niet onder de beschikbaarheidsgarantie van de SLA.
6. AI-Verordening.
Milo is een AI-systeem in de zin van Verordening (EU) 2024/1689. HCI treedt op als aanbieder, Klant als gebruiksverantwoordelijke. Milo kwalificeert niet als AI-systeem met een hoog risico en niet als medisch hulpmiddel in de zin van Verordening (EU) 2017/745. Klant draagt er zorg voor dat Medewerkers die met Milo werken over een toereikend niveau van AI-geletterdheid beschikken en op de hoogte zijn van de beperkingen van de dienst. HCI stelt hiertoe gebruiksinstructies beschikbaar.
7. Verantwoordelijkheden van Klant
Naast hetgeen elders in de Overeenkomst is bepaald, draagt Klant in het bijzonder zorg voor:
• het informeren van de patiënt over de inzet van Milo en over het opnemen van het gesprek, en het zorgdragen voor een geldige grondslag voor die verwerking;
• het bieden van de mogelijkheid aan de patiënt om bezwaar te maken tegen het gebruik van Milo, zonder dat dit gevolgen heeft voor de te verlenen zorg;
• het beoordelen, corrigeren en accorderen van de door Milo gegenereerde tekst voordat deze in het dossier wordt vastgelegd, overeenkomstig de dossierplicht op grond van artikel 7:454 BW;
• het beheer van de gebruikersaccounts en het vertrouwelijk houden van inloggegevens, alsmede het tijdig intrekken van toegang van uit dienst getreden Medewerkers;
• het gebruik van Milo uitsluitend ten behoeve van de eigen praktijkvoering en uitsluitend voor de daarvoor bestemde verslagtypen;
• het instrueren van Medewerkers over de werking en de beperkingen van Milo.
8. Niet inbegrepen
De volgende werkzaamheden en diensten vallen buiten de reikwijdte van de Diensten onder Milo, tenzij schriftelijk anders overeengekomen:
• ondersteuning van praktijkspecifieke of anderszins aangepaste dossierinrichtingen in het dossier, waaronder maatwerkvelden en eigen sjablonen;
• koppelingen met andere systemen, waaronder elektronische patiëntendossiers van derden;
• het gebruik van Milo voor andere disciplines dan fysiotherapie;
• het gebruik van Milo voor andere verslagtypen dan genoemd in paragraaf 3.1;
• het automatisch en zonder tussenkomst van de Medewerker vastleggen van gegenereerde tekst in het dossier;
• het verwerken van eerder opgenomen gesprekken of van bestaande dossiergegevens;
• het herstellen of reconstrueren van opnames of verslaglegging die verloren zijn gegaan als gevolg van een onderbroken of ontoereikende internetverbinding;
• levering van hardware, waaronder microfoons en headsets, alsmede van netwerkinfrastructuur of internetverbindingen;
• ondersteuning van andere browsers dan genoemd in paragraaf 4; en
• het opstellen van de gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of het verwerkingsregister van Klant.